10 consigli per proporre un progetto

1. ASSICURSI CHE ESISTA
Avete pensato una cosa esaltante, più ci ragionate e più credete possa funzionare, siete incredibilmente motivati: bene, la notizia è che avete avuto un’IDEA, non avete un progetto.
Perché questo, per essere tale, ha bisogno come prima cosa di ALMENO 10 righe di presentazione, 10 righe in cui, a voi stessi e a chi lo proponete, spiegate di cosa si tratta e perché può funzionare.

2. SEGUIRE I 5 PARAMETRI
La tradizionale scuola americana di project management fa confluire tutto nelle care vecchie 5 W che per me sono sempre un punto di riferimento:
WHO: chi è coinvolto nel progetto
WHAT: cosa si vuole evidenziare, l’argomento di cui tratta
WHEN: quando lo si vuole realizzate, un’ipotesi di date
WHERE: dove lo si vuole organizzare, il luogo scelto
WHY: perché è importante che si realizzi

3. NON AVERE FRETTA
Dopo avere avuto l’idea, è irrealistico e ingenuo pensare che un progetto possa essere pronto in 10 giorni, ci vuole metabolizzazione. Si scrive, si lascia decantare e poi ci si ritorna: la sorpresa sarà che, rileggendo, alcune cose sembreranno assurde e le cancellerete; altre avranno invece acquisito valore e le evidenzierete. La pazienza e la apparente immobilità sono parte integrante della riuscita della redazione di un progetto.

4. GUARDARSI INTORNO
Identificate progetti simili che sono stati già realizzati, la notizia è che nessuno di noi crea qualcosa che non esiste ma sempre che eventualmente troviamo una declinazione differente di qualcosa che già comunque esiste. Quindi, trovati i parenti della nostra idea, studiateli, sezionateli, andate sul posto, fate domande, tenete sempre in mano le note dell’Iphone se siete tecnologici o le pagine di una Moleskine se siete analogici. Segnate TUTTO. Anche i pensieri che avete in testa: se vi facessi vedere le mie note di un progetto che sto elaborando leggereste anche cose tipo: ^Valutare attentamente rischio pioggia! Non vuol dire essere pessimisti ma realisti!!^ e cose del genere, a volte mi insulto da sola.

5. PENSARE A POSSIBILI SPONSOR
Iniziando dalle cose più scontate, quelle che usano tutti e quelle che vi sembrano normali: ci sarà chi può fornirvi materiale (che è già una forma di finanziamento) o chi deciderà di contribuire con del denaro. Qualsiasi cosa può essere potenzialmente sponsor, anche il patrocinio non oneroso di una istituzione, perché vi dona prestigio e il prestigio è un valore che agli sponsor piace. Non abbiate mai timore a chiedere soldi per qualcosa in cui credete: la buona notizia è che la cosa più grave che può succedere è che vi dicano no. Amen, si punta al prossimo.

6. CREARE UN OTTIMO PIANO DI COMUNICAZIONE
Se non c’è questo, non c’è il progetto. Punto. Se non comunicate una cosa, quella cosa NON ESISTE per il pubblico. E voi quello andate cercando se avete un progetto, altrimenti vi basterebbe starvene a guardare il mare pensando a che bella idea avete avuto e stop. Bisogna però avere le idee chiare: a che pubblico effettivo e potenziale si rivolge, quale messaggio voglio dare e come voglio veicolarlo – passaparola, social media, cartellonistica, aereo con striscione fosforescente, razzo su Marte. Fatevi due conti e decidete cosa potete permettervi. Qualsiasi azione ben strutturata da un professionista sarà meglio di un approccio amatoriale, si vede e fa la differenza. Se io voglio fare cartellonistica per un evento, ad esempio, non è che mi metto in giro per Roma con la colla: chiamo un’azienda di professionisti che valuta le zone di maggior pertinenza, mi informa sui permessi di affissione, mi consiglia una strategia e mi fa un prezzo. Poi se non posso spendere tutti quei soldi tratto e raggiungo un compromesso, ma con un professionista. Quello che ti dice: Te lo faccio io in amicizia, solitamente ve lo farà male e vi rinfaccerà pure di farlo gratis. E’ quasi matematico.

7. FARE IL FOGLIO BUONI/CATTIVI
Io lo chiamo così, me lo fa sembrare più simpatico: dividete la pagina in due e mettete da una parte i punti di forza e dall’altra i punti deboli. Minimizzando i punti di forza ed esasperando quelli deboli, a testa alta, senza mentire. In questo modo, vi dannerete l’anima per ottimizzare ciò che ritenete sia un segno meno e lavorerete per equilibrare la bilancia delle aspettative. Chi decide di fare un progetto, è un ottimista, di base: quindi i punti di forza basta un attimo e li facciamo crescere senza ritegno, invece bisogna tenerli a bada. Lavorate su ciò che potrebbe non funzionare: riducete così il rischio che non funzioni davvero; e, nel caso, avrete tutte le soluzioni per rimediare.

8. LAVORARE IL BUDGET SEMPRE IN ECCESSO
Dice il saggio: meglio avere belle sorprese che brutte. Ma va? Non è che il saggio si sia inventato chi sa che, diciamocelo. Però con i soldi non si scherza e le spese AUMENTANO SEMPRE, segnatevelo in rosso ovunque. Quindi, facendo una previsione di spese generale, aumentate sempre. Io ho ormai un po’ di pratica quindi la mia percentuale di sicurezza non è altissima. Ma avventurandomi nella redazione di progetti nuovi, la aumento, perché metto in conto che può succedere SEMPRE qualcosa che non mi aspetto, il famigerato IMPONDERABILE. Fate poi sempre in tempo, in corso d’opera, ad aggiornare il doc e vedere ottimizzato il budget. E quando succede è una figata, giuro.

9. AVERE IL CORAGGIO DI AFFRONTARE IL FOGLIO BIANCO
Perché pensavate di star già buttando giù il progetto? No no, questi erano appunti, ora inizia il bello. Titolo: dunque, o avete una folgorazione di quelle che fanno la storia del project management oppure sappiate che 99/100 il primo titolo non funziona. Fatevi un foglio a parte e segnate i titoli e i payoff man mano che redigete il progetto. Il mio foglio dei titoli è tutto un programma: si passa da titoli poetici, giochi di parole, citazioni a Che cazzo di nome metto.
Questo progetto che state scrivendo, trattatelo bene: fatelo riposare se è stanco, apritelo anche di notte se avete avuto un’intuizione giusta. Tenetelo sempre vicino, dategli e datevi tempo, funzionerà.

10. INVIARLO
Ecco, ora serve qualcuno che possa valorizzarlo ed aiutarvi a realizzarlo. Identificate quale possa essere il professionista che più ritenete possa comprendere ed entrare in empatia con voi e con la vostra ^creatura^: un manager di artisti, di eventi, una persona che credete sia adatta. Scrivete 10 righe di presentazioni efficaci, di impatto, vivaci, in cui mettere voi stessi e quanto credete nel lavoro che avete fatto. Inviate però il documento solo in una seconda successiva mail, quando avrete un riscontro che vi soddisfi. Perché ovviamente potrebbe non interessare alle persone a cui lo mandate, è una carta del mazzo da tenere ben presente: ma ricordate sempre che questo non vuol dire che NON funzioni il progetto, ma solo che l’interlocutore non è quello giusto. Continuate a scremare e a ricercare. Non arrendetevi mai se pensate che valga, mai.

Roma, 22 luglio 2019
© Tiziana Tentoni